20:34 | 15 января, 2021

Мир современного бизнеса в наше время не мыслим без совещаний, деловых встреч и командировок, которые могут проходить в различных городах и странах. Неважно будут это гостиницы Ростова или отели Европы, подготовка служебных командировок – это одно из основных направлений работы административных структур организации, в основном её выполнение поручают секретарю, помощнику или ассистенту, при взаимодействии с другими структурными подразделениями и отдельными сотрудниками.

Для подготовки служебной командировки необходимо продумать всё, что может потребоваться для работы вне офиса и удачной деловой поездки, и, в первую очередь, своевременное и грамотное составление деловой документации, которая включает в себя:

1. Приказ о командировке

В первую очередь, нужно подготовить всю необходимую документацию, и начать - с приказа о командировке. Форма для данного приказа может быть произвольной, однако в ней должны присутствовать обязательные реквизиты: порядковый исходящий номер, дата составление, подпись и резолюция руководителя, печать организации. В приказе о командировке указывается, какой сотрудник направляется в служебную командировку, даты её проведения и цель поездки. Если командировка связана с участием в конференции, совещании или другом мероприятии, целесообразно прилагать к приказу о командировке программу предстоящего мероприятия. В этом локальном документе также должно быть дано поручение бухгалтерии на выплату командировочных расходов сотруднику. Приказ о командировке оформляется в двух экземплярах: один подшивается в архивное дело, а другой экземпляр передается для бухгалтерии.

2. Составление командировочного удостоверения

Командировочное удостоверение – это важный подтверждающий документ, его необходимо подготовить и передать командируемому сотруднику до отъезда. Командировочное удостоверение имеет установленный образец, заполнить его не трудно, важно внимательно проверить все графы и проставить печати. Следует обратить внимание, что в документе на момент возвращения из командировки должно быть четыре печати: две печати собственной организации об убытии и прибытии, а также две печати о прибытии и убытии той организации, в которую направлялся для командировки сотрудник. Также, сотрудник принимающей организации должен сделать необходимые отметки в соответствующих графах о прибытии и убытии, с указанием ФИО и должности. Регистрировать командировочное удостоверение нужно в специальном журнале, в который заносятся все сведение о данном документе, и присваивается порядковый номер.

3. Определение финансов и составление сметы расходов

Финансовая сторона служебной командировки – очень важный вопрос, именно он обусловливает бюджет поездки в целом. Следует определить расходы, которые понесёт на командировку организация. Для представления этого вида расходов необходимо составить смету, в которой по порядку перечислить такие положения, как расходы на гостиницу, билеты и транспорт, расходы командируемому сотруднику. Именно в них включены суточные командировочные расходы, размер которых определяется исходя из действующего законодательства о бухгалтерском и налоговом учёте, либо же устанавливается организацией в локальных актах самостоятельно, но не ниже размера денежного довольствия, определенного в законе. В случае если сотрудник направляется для участия в каком-либо мероприятии, которое предполагает членский или вступительный взнос, такой вид расходов также целесообразно указать в смете. Оплата всех расходов может производиться как наличным средствами, так и безналичным расчётом.

4. Обработка всех командировочных материалов по возвращении сотрудника, подготовка и передача служебных документов в структурные подразделения организации или отдельным лицам

По возвращении сотрудника необходимо обработать все командировочные и подотчётные материалы, такие как: командировочное удостоверение, оригиналы билетов, счета за гостиницу и транспорт, любые другие документы, подтверждающие расходы сотрудника, которые подлежат возмещению организацией. И, конечно же, составить итоговый отчет о проведенной поездке, лучше в нескольких экземплярах: для бухгалтерии, для архива и для руководства.

В целом, работа по подготовке служебных командировок требует максимальной точности исполнения, чтобы избежать непредвиденных ситуаций, будьте предельно внимательны при подготовке всех необходимых документов.

ВНИМАНИЕ! При копировании материала активная ссылка на статью сайта SKNEWS.RU обязательна!
17 марта 2004, 11:34
Просмотров: 2776
Поделиться:

Комментарии к статье 0

Зарегистрируйтесь или войдите, чтобы оставить комментарий (сейчас комментариев: 0)