Мир современного бизнеса в наше время не мыслим без совещаний, деловых встреч и командировок, которые могут проходить в различных городах и странах. Неважно будут это гостиницы Ростова или отели Европы, подготовка служебных командировок – это одно из основных направлений работы административных структур организации, в основном её выполнение поручают секретарю, помощнику или ассистенту, при взаимодействии с другими структурными подразделениями и отдельными сотрудниками.
Для подготовки служебной командировки необходимо продумать всё, что может потребоваться для работы вне офиса и удачной деловой поездки, и, в первую очередь, своевременное и грамотное составление деловой документации, которая включает в себя:
1. Приказ о командировке
В первую очередь, нужно подготовить всю необходимую документацию, и начать - с приказа о командировке. Форма для данного приказа может быть произвольной, однако в ней должны присутствовать обязательные реквизиты: порядковый исходящий номер, дата составление, подпись и резолюция руководителя, печать организации. В приказе о командировке указывается, какой сотрудник направляется в служебную командировку, даты её проведения и цель поездки. Если командировка связана с участием в конференции, совещании или другом мероприятии, целесообразно прилагать к приказу о командировке программу предстоящего мероприятия. В этом локальном документе также должно быть дано поручение бухгалтерии на выплату командировочных расходов сотруднику. Приказ о командировке оформляется в двух экземплярах: один подшивается в архивное дело, а другой экземпляр передается для бухгалтерии.
2. Составление командировочного удостоверения
Командировочное удостоверение – это важный подтверждающий документ, его необходимо подготовить и передать командируемому сотруднику до отъезда. Командировочное удостоверение имеет установленный образец, заполнить его не трудно, важно внимательно проверить все графы и проставить печати. Следует обратить внимание, что в документе на момент возвращения из командировки должно быть четыре печати: две печати собственной организации об убытии и прибытии, а также две печати о прибытии и убытии той организации, в которую направлялся для командировки сотрудник. Также, сотрудник принимающей организации должен сделать необходимые отметки в соответствующих графах о прибытии и убытии, с указанием ФИО и должности. Регистрировать командировочное удостоверение нужно в специальном журнале, в который заносятся все сведение о данном документе, и присваивается порядковый номер.
3. Определение финансов и составление сметы расходов
Финансовая сторона служебной командировки – очень важный вопрос, именно он обусловливает бюджет поездки в целом. Следует определить расходы, которые понесёт на командировку организация. Для представления этого вида расходов необходимо составить смету, в которой по порядку перечислить такие положения, как расходы на гостиницу, билеты и транспорт, расходы командируемому сотруднику. Именно в них включены суточные командировочные расходы, размер которых определяется исходя из действующего законодательства о бухгалтерском и налоговом учёте, либо же устанавливается организацией в локальных актах самостоятельно, но не ниже размера денежного довольствия, определенного в законе. В случае если сотрудник направляется для участия в каком-либо мероприятии, которое предполагает членский или вступительный взнос, такой вид расходов также целесообразно указать в смете. Оплата всех расходов может производиться как наличным средствами, так и безналичным расчётом.
4. Обработка всех командировочных материалов по возвращении сотрудника, подготовка и передача служебных документов в структурные подразделения организации или отдельным лицам
По возвращении сотрудника необходимо обработать все командировочные и подотчётные материалы, такие как: командировочное удостоверение, оригиналы билетов, счета за гостиницу и транспорт, любые другие документы, подтверждающие расходы сотрудника, которые подлежат возмещению организацией. И, конечно же, составить итоговый отчет о проведенной поездке, лучше в нескольких экземплярах: для бухгалтерии, для архива и для руководства.
В целом, работа по подготовке служебных командировок требует максимальной точности исполнения, чтобы избежать непредвиденных ситуаций, будьте предельно внимательны при подготовке всех необходимых документов.
Просмотров: 3060
Комментарии к статье 0